Persondatapolitik

Dine personoplysninger

Spies A/S (“Spies“, ”vi”, ”vores”) respekterer privatlivets fred for vores kunder og besøgende på vores hjemmeside, og vores mål med denne politik er på en klar og gennemskuelig måde at beskrive for dig, hvordan vi indsamler, viser, overfører og gemmer dine oplysninger, så du føler dig sikker på, at dine personoplysninger er lagret sikkert. Spies udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med den persondataloven (PDL) og de nye EU-regler for behandling af personoplysninger GDPR.

Dataansvarlig

Spies er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger på denne og andre hjemmesider, der drives af Spies og i Spies' app. Spies indgår i Thomas Cook-koncernen, og selskabet Thomas Cook Northern Europe AB (TCNE) har det overordnede ansvar for koncernens og dermed også Spies' virksomhed i Norden. TCNE er det firma, som har den afgørende indflydelse på øvrige selskaber i den nordiske koncern. Spies har derfor en berettiget interesse i at overføre data til TCNE til interne administrative formål samt at analysere kundernes personoplysninger. Spies og TCNE har således et delt dataansvar, men din primære kontakt er Spies.

Personoplysninger, der indsamles af Spies, behandles dermed også af TCNE til følgende formål:

Kontaktoplysninger

Du kan kontakte os via mail på info@spies.dk eller pr. post til Spies, Kay Fiskers Plads 9, 5., 2300 København S. Du kan også kontakte os via Spies.dk.

Indsamling af personoplysninger

Hvad er en personoplysning?
Personoplysninger er al slags information, som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk person, der er i live. Det gælder f.eks. navn, personnummer, adresse, mailadresse og telefonnummer. Det gælder f.eks. også billetnumre, krypterede data og forskellige typer af elektroniske identiteter som IP-numre, hvis de kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan vi indsamler personoplysninger, og hvilke oplysninger vi indsamler
Spies indsamler personoplysninger på flere måder, men først og fremmest direkte fra dig.

Oplysninger, som indsamles i forbindelse med bestilling og rejsen
Når du bestiller en rejse på Spies.dk, hos en samarbejdspartner eller i butikken, indsamler vi personoplysninger fra dig for at kunne gennemføre din bestilling. Det er oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle rejsende, som er omfattet af bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Når du bestiller, indsamler vi også betalingsoplysninger for den hovedrejsende.

Hvis bestillingen omfatter børn, indsamler vi de samme oplysninger som ovenfor vedrørende barnet.

Når du gennemfører en rejse med os, indsamler vi også oplysninger om din rejse. Udover ovenstående oplysninger er det f.eks. billetnummer, destination, rejsevarighed og andre eventuelle tjenesteydelser, som du har valgt at benytte i løbet af rejsen.

Oplysninger, som indsamles ved personlig kontakt
Vi indsamler personoplysninger fra dig, når du kontakter os, f.eks. via kundeservice, mail, telefon eller på andre måder. Primært indsamler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at besvare dit spørgsmål eller behandle din sag. Det er oplysninger om navn og billetnummer. Afhængigt af hvordan du vælger at kontakte os, kan vi også indsamle kontaktoplysninger som mailadresse eller telefonnummer.

Ved personlig kontakt vil vi også indsamle andre personoplysninger, som du selv vælger at give til os. Det kan f.eks. være oplysninger om allergi, medicinsk tilstand eller andre oplysninger om dig eller andre på din rejse, som er omfattet af bestillingen.

Oplysninger, som indsamles via Min Side
Hvis du registrerer et bruger-id på Spies.dk (Min Side), gemmer vi din mailadresse for at oprette dit login. Vi gemmer også oplysninger om dit brugernavn. På Min Side kan du derefter vælge at angive oplysninger om navn, fødselsdato, alder, køn, adresse og kontaktoplysninger.

Når du foretager en bestilling hos os, oprettes en brugerprofil på Min Side for dig, hvis du ikke allerede har en. Brugerprofilen indeholder i disse tilfælde de samme personoplysninger, som du har givet os i forbindelse med din bestilling.

Oplysninger, som indsamles, når du abonnerer på vores nyhedsbrev
Hvis du vælger at abonnere på Spies' nyhedsbrev, indsamler vi dit navn og din mailadresse for at kunne sende nyhedsbrevet. Hvis du vælger at give os det, indsamler vi også data om dit postnummer og landet, du bor i.

Oplysninger, som indsamles ved anvendelse af vores digitale ydelser
Når du bruger en af vores hjemmesider, vores app eller andre digitale ydelser fra os, indsamler vi oplysninger om din brug af tjenesten. Nogle af disse oplysninger kan være personoplysninger, f.eks. dit IP-nummer. Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søgninger du foretager og hvilke rejseprodukter, du er interesseret i. Hvis du er logget ind på Min Side eller giver os data, der gør det muligt for os at identificere dig, vil vi forbinde data om dit brugsmønster med andre oplysninger, som vi har indsamlet om dig.

Oplysninger, som indsamles fra en anden end dig
Ved bestilling og kontakt med os i forskellige sammenhænge kan det ske, at en person giver personoplysninger om en eller flere medrejsende. Vores udgangspunkt er, at den, der giver os sådanne oplysninger, har indhentet alle de medrejsendes samtykke til at give sådanne personoplysninger til os. Hvis du ikke selv har foretaget en bestilling, og en anden har foretaget en bestilling, hvor du indgår, indsamler vi personoplysninger om dig fra den pågældende person. Det samme sker, hvis en anden har været i kontakt med os på dine vegne.

For at kunne holde dine oplysninger opdaterede og korrekte supplerer vi og opdaterer dine personoplysninger ved at indhente oplysninger fra private og offentlige registre. Det gælder f.eks. adresseoplysninger og cpr-nummer.

Håndtering og lagring af personoplysninger

Spies' juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger
Spies behandler dine personoplysninger i henhold til loven. Det kan ske, at den samme personoplysning behandles både i forbindelse med udførelsen af rejseaftalen, specifikt pga. et samtykke, og fordi oplysningen er nødvendig for at opfylde andre juridiske forpligtelser. Det betyder, at selvom du trækker dit samtykke tilbage, og den behandling, som baseres på samtykket, udløber, kan personoplysningen alligevel findes hos os til andre formål. Hovedsageligt behandler vi dine oplysninger for at opfylde en aftale, som du er en part i, såsom rejsevilkår.

Spies kan desuden behandle oplysninger, der er nødvendige for, at Spies kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser går forud for dette. De legitime interesser Spies forfølger er blandt andet statistik og markedsføring.

Administration af din rejse
For at kunne levere de rejseydelser, som du har bestilt hos os, bruger vi dine personoplysninger på forskellige måder. Oplysningerne anvendes til at udstede billetter og rejsedokumenter samt til at foretage hotelbestillinger og gennemføre betaling af de ydelser, du har bestilt. Hvis du har bestilt yderligere ydelser såsom lejebil, taxfree, udflugtspakker osv., bruges oplysningerne på samme måde til at levere disse ydelser.

Administration af din rejse indbefatter også brugen af dine oplysninger til bogføring, afregning, revision, kredit eller anden verifikation af betalingskort, immigration og toldkontrol.

Kundepleje
Vi bruger dine personoplysninger til at give dig service, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller reklamationer. Vi bruger dit navn og billetnummer til at identificere dig og din rejse. Vi bruger dine kontaktoplysninger, f.eks. mailadresse og telefonnummer, til at kontakte dig i tilfælde af spørgsmål og andre sager. Vi kan også bruge alle de andre personoplysninger, som vi har indsamlet om dig, til at håndtere dit spørgsmål eller din sag, alt efter hvad der er relevant i en bestemt sag. Disse oplysninger gemmes i 200 dage.

Udsendelse af information
Når du har bestilt en rejse med os, bruger vi dine personoplysninger til at sende bekræftelse, vigtige oplysninger om din kommende rejse og tilbud relateret til rejsen. Dette sker til den mailadresse, der blev oplyst, da du bestilte rejsen.
Når du er kommet hjem fra din rejse, sender vi et spørgeskema til dig, hvor beder dig om at besvare spørgsmål om din rejse, for at hjælpe os med at forbedre vores ydelser.

Før og under din rejse vil vi sende dig vigtig information via sms til det mobilnummer, der blev oplyst ved bestilling af rejsen. Det kan f.eks. være oplysninger om vejr, fly eller begivenheder, som sker på din destination i løbet af din rejse.
Vi sender information om afvigelser som f.eks. tidsændringer og andre ændringer i forhold til din rejse. Disse informationer sendes enten via mail, brev, sms eller telefonisk, afhængigt af ændringen og de kontaktoplysninger, som har vi har på dig.
Vi vil sende rykkere via mail og sms.

Markedsføring og personalisering
Kundeoplysningerne kan bruges af Spies i markedsføringssammenhæng i forbindelse med specifikke rejser inden for Spies’ nordiske koncern og dens partnere, som kan kontakte dig via brev, mail og sms. Det gælder Thomas Cook Airlines Scandinavia samt Inflight Service Europe AB, der håndterer taxfree-salg til følgende flyselskaber: Jettime, Primera Air, SAS Charter, Malmö Aviation, Norwegian og Novair.

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi dine personoplysninger til at sende nyhedsbrevet til dig, og til at tilpasse indholdet i nyhedsbrevet til netop dig. Det gælder din mailadresse, oplysninger om din rejsehistorik, dit brugsmønster og dine præferencer. Ved hjælp af disse data kan vi give dig de tilbud, som vi tror, at du har størst interesse i og fordel af.

På vores hjemmesider bruger vi information om vores brugere til den såkaldte personalisering. Det betyder, at vi bruger de oplysninger, som vi har indsamlet om dig og din brug af vores ydelser til at påvirke, hvordan indholdet på hjemmesiden ser ud, når netop du besøger den. Tilpasningen kan f.eks. være, at vi gemmer og viser oplysninger om de destinationer, som du søgte ved et tidligere besøg på vores hjemmeside, sprogindstillinger samt visning af annoncer og tilbud, som vi tror passer til netop dig og dine rejsepræferencer.

Vi gør også brug af personalisering i vores kommunikation via sociale medier og webannoncering på andre hjemmesider end Spies.dk.

Til analyse af brugsmønstre og personalisering bruger vi cookies. Læs mere om vores cookiepolicy.

Udvikling af ydelser og service
Vi bruger de oplysninger, som vi indsamler om vores kunder, til at udvikle og forbedre vores produkter og ydelser. Dette gælder vores digitale ydelser, hvor vi analyserer brugeradfærd for at udvikle, hvordan vi præsenterer oplysninger og kampagner samt udformer funktioner. Dette gælder også udviklingen af vores produkter efter kundernes behov og adfærd og f.eks. for at afhjælpe mangler eller forøge sikkerheden.
Hovedsageligt bruger vi anonyme eller anonymiserede data på et aggregeret niveau for at foretage denne type analyse. Det kan dog ske, at vi også bruger personoplysninger, som vi har indsamlet, hvis det anses for at være relevant.

Lovbestemmelser
Dine personoplysninger kan også blive behandlet for, at vi skal være i stand til at opfylde forpligtelserne i henhold til love og regler, f.eks. vedrørende sikkerhed og rapportering.

Lagringstider
Spies følger god praksis i rejsebranchen. Vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt med henblik på behandling.

Vi gemmer alle de personoplysninger, som vi indsamler, i vores kundedatabase. I kundedatabasen gemmes personoplysninger og rejsehistorik i to (2) år, hvis du ikke har givet dit samtykke til, at vi kan gemme dine data i længere tid. Hvis du accepterer det specifikt, gemmer vi dine personoplysninger i op til 10 år.

Hvis du reklamerer over en rejse indenfor to år efter din sidste rejse, gemmer vi alle dine oplysninger i 10 år.
På Min Side gemmes de oplysninger, som du har registreret der, så længe dit bruger-id er aktivt.

Hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev, vil vi gemme dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.

Telefonsamtaler, der optages med henblik på uddannelse, gemmes i 200 dage.

De samme personoplysninger kan gemmes flere forskellige steder til forskellige formål. Det kan betyde, at en oplysning, der er fjernet fra et system, fordi den ikke længere er nødvendig, stadig kan findes i et andet system, hvor den gemmes i henhold til en aftale eller til et andet formål, hvor der stadig er behov for personoplysningen.

Spies’ tekniske og organisatoriske foranstaltninger for sikker behandling af dine personoplysninger
Vi foretager løbende foranstaltninger for at opfylde principperne om ”integreret databeskyttelse og databeskyttelse som standard". Vi evaluerer løbende risici i den personoplysningsbehandling, der finder sted, og tager de nødvendige forholdsregler for at mindske risikoen.

Vi uddanner løbende vores medarbejdere i spørgsmål om databeskyttelse, og alle rejsearrangører i Thomas Cook-koncernen har deres egne databeskyttelsesansvarlige. Har du direkte spørgsmål om, hvordan vi arbejder med persondataloven (PDL) eller de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR), kan du sende en mail til DPO@spies.dk

Udlevering af personoplysninger

Microsoft
Vi anvender Microsoft Office-produkter og systemydelser til vores interne arbejde. Det betyder, at dine personoplysninger vil blive behandlet af Microsoft, som har været brugt af os som databehandler. Personoplysningerne gemmes af Microsoft i en cloud-tjeneste indenfor EU. Ved en større IT-incident kan Microsoft overføre personoplysningerne til et tredjeland (dvs. et land udenfor EU/EØS). Denne overførsel sker kun for at beskytte data.

Aftalepartnere og IT-leverandører
Vi bruger en bred vifte af IT-services og IT-systemer i vores virksomhed. I nogle af disse gemmes og administreres personoplysninger. Vi respekterer dit privatliv og sikkerheden for dine data i al håndtering. Nogle systemer er installeret lokalt hos os, og det er kun vores personale, som har adgang til disse oplysninger. I disse tilfælde er der ingen overførsel til tredjepart. Nogle systemer er dog cloud-løsninger eller installeret af leverandøren, og det betyder, at vi videregiver personoplysninger til leverandøren. I disse tilfælde er leverandøren vores databehandler og håndterer oplysningerne på vores vegne og efter vores anvisninger.

Interne IT-systemer
Internt håndterer vi personoplysninger i vores kundedatabase, i vores bestillings- og salgssystemer, vores kundeservicesystem og i et system til datahåndtering og dataforbedring. Disse systemer er designet til at kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os, og til at kunne håndtere spørgsmål og kundepleje i forbindelse med udførelsen af disse ydelser. Disse systemer kan håndtere alle de personoplysninger, som vi indsamler.

Webanalysefirmaer
Vi bruger eksterne leverandører til personalisering og analyse af brugeradfærd på vores hjemmesider og brugerfeedback. Disse virksomheder håndterer personoplysninger som personoplysningsassistent på vores vegne. De oplysninger, det drejer sig om, er først og fremmest oplysninger, der indsamles via cookies og håndteres på et anonymt og aggregeret niveau.

Betalingsløsninger og gavekort
Vi bruger eksterne leverandører til at håndtere betalinger og gavekort. Disse leverandører har adgang til personoplysninger såsom navne, adresser og betalingsoplysninger. Denne håndtering er nødvendig for, at vi skal kunne levere de ydelser, som du har bestilt fra os.

Kontaktydelser
Vi bruger eksterne leverandører til at sende information via sms før og under en rejse. Disse leverandører har adgang til personoplysninger i form af telefonnumre.

Vi bruger en ekstern leverandør til at tilbyde chatfunktioner på destinationer. Leverandøren har adgang til de oplysninger, der gives i chatten. Du accepterer leverandørens persondatapolitik, når du starter chatfunktionen.

Leverandører af rejserelaterede ydelser
For at kunne tilbyde nogle af de ydelser, som du har bestilt fra os, bruger vi leverandører og aftalepartnere. Det vil ofte være nødvendigt, at vi giver personoplysninger til disse for at tjenesten skal kunne udføres.

Hoteller
Vi benytter hoteller på vores destinationer i både længere perioder og til individuelle bestillinger på kundens anmodning. Hotellerne, både indenfor og udenfor EU/EØS, har adgang til de personoplysninger, som er nødvendige for, at en bestilling skal kunne foretages. Det vil sige, når det er relevant med oplysninger om navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Hoteller, der indgår i Thomas Cook-koncernen, får også adgang til adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.

Flyselskaber
Vi tilbyder flyrejser med både det flyselskab, der indgår i Thomas Cook-koncernen, Thomas Cook Airlines, og andre flyselskaber. Flyselskaberne får adgang til personoplysninger om de rejsende, der skal rejse med det pågældende flyselskab. Det er navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bestillingen samt adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende. Overførslen af oplysningerne for de rejsende sker enten via datasystemerne Amadeus eller Paxport, eller det sker direkte til flyselskabet med passagerlister, såkaldte paxlister.

Vores eget flyselskab, Thomas Cook Airlines, modtager også dine kontaktoplysninger for at kunne sende et taxfree-katalog til dig.

Handlingsagenter
Afhængigt af hvilket flyselskab, der bruges til rejsen, og hvilken lufthavn rejsen afgår fra, benyttes forskellige former for handlingsagenter til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med rejsen til lufthavnen. Det kan f.eks. dreje sig om check-in og bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser kan handlingsagenten få adgang til visse personoplysninger, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.

Taxfree
Hvis du rejser med os, kan du forudbestille taxfree-varer enten via Thomas Cook Airlines Airshop eller via det pågældende flyselskabs partner for levering af taxfree-varer - afhængigt af hvilket flyselskab, der benyttes til din rejse. Leverandørerne af taxfree-varer kan få adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for, at bestillingen skal kunne håndteres. Du finder hver leverandørs persondatapolitik på deres hjemmeside.

Øvrigt
Hvis du bestiller andre rejserelaterede ydelser via os, både indenfor og udenfor EU/EØS, f.eks. udflugter eller andre aktiviteter, kan der i relevante tilfælde gives personoplysninger til den person, der skal udføre tjenesten, hvis det er nødvendigt for at levere den bestilte tjeneste. Det kan f.eks. være dit navn, fødselsdato, alder og køn for alle passagerer på bookingen, og adresse og kontaktoplysninger for den hovedrejsende.

Udlevering til tredje land
Da vi arrangerer rejser til hele verden, er nogle af vores partnere (som hoteller og flyselskaber) uden for EU/EØS-området. Det betyder, at personoplysninger kan blive overført til samarbejdspartnere i disse lande til samme formål, som beskrevet ovenfor, når det er nødvendigt for at levere den ydelse, du har anmodet om. Uanset hvilket land, som Spies sender dine personoplysninger til, har Spies en forpligtelse til at sikre, at der opretholdes et højt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger – hvilket Spies naturligvis vil gøre.

Dine rettigheder

Nødvendig håndtering af personoplysninger og håndtering på baggrund af samtykket
Persondatabehandling, der er nødvendig for at vi skal opfylde en aftale med dig, eller for at vi skal opfylde en juridisk forpligtelse, er tilladt uden samtykke. Hvis vi skal indsamle og håndtere dine personoplysninger til et andet formål kræves derimod, at du accepterer behandlingen. Du giver dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, når du benytter vores ydelser på Spies.dk, i vores app, ved kontakt med vores rejsekonsulenter, hos en samarbejdspartner eller et rejsebureau.

Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid vælge at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, som du finder ovenfor under afsnittet ”Kontaktoplysninger”. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, vil vi slette personoplysningerne og afbryde den behandling, der blev omfattet af dit samtykke.

Det kan ske, at samme personoplysninger behandles både på baggrund af samtykket og fordi oplysningen er nødvendig, eller på grund af andre regler. Det betyder, at selvom du trækker dit samtykke tilbage og den behandling, som er baseret på samtykket, ophører, kan personoplysningerne stadig opbevares hos os til andre formål.

Ret til at få information om de personoplysninger, vi har gemt om dig
Hvis du vil have information om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, kan du sende en ansøgning om dette til den adresse, som du finder ovenfor under afsnittet ”Kontaktoplysninger”. Registerudtrækket leveres efter anmodning og er gratis.
Retten til indsigt er beskrevet i § 31 i PDL.

Hvordan anmoder jeg om et dataudtræk?
Du skriver og anmoder om et registerudtræk fra Spies. Vær opmærksom på, at du er nødt til at sende en skriftlig anmodning, da den skal indeholde din underskrift. Du kan derfor ikke sende anmodningen pr. mail. Mærk brevet ”Anmodning om persondataudtræk”.
Du kan skrive således i din ansøgning:


Persondataudtræk - til den ansvarlige for Spies’ persondata

Hermed ansøger jeg om information ifølge § 31 i Persondataloven.

...........................................................................
(By og dato)
..........................................................................
(Underskrift)
.........................................................................
(Navn med blokbogstaver, personnummer og adresse)

(mailadresse/telefonnummer)
…………………………………………………………………….


Ret til kontrol over dine personoplysninger
Du har ret til at anmode om, at oplysningerne om dig skal slettes, suppleres eller korrigeres. Du har også ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger er begrænset til bestemte formål og f.eks. ikke kan bruges til direkte reklame eller såkaldt profilering.

Cookies

På Spies.dk og vores andre hjemmesider bruger vi cookies til at forbedre din oplevelse, til at indsamle oplysninger til vores markedsføring og til at udvikle hjemmesiderne. Oplysningerne gemmes anonymt. Der kan ske, at visse personoplysninger behandles af cookies på Spies.dk. For denne håndtering gælder foruden vores persondatapolitik også vores cookie-politik, som du kan læse her.

Hvis du ønsker at klage

Enhver, der mener, at et firma overtræder PDL eller anden lov om privatlivets fred, kan henvende sig til Datatilsynet. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside.